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Il BPM

Vtenext il CRM con un cuore BPM

Stop a difficili processi aziendali.

Con il software BPM open source puoi disegnare e implementare i processi pur non avendo spiccate competenze tecniche.

Puoi creare i moduli autonomamente grazie ai tool offerti da vtenext.

Cosa intendiamo quando si parla di BPM?

monitoraggio dei classici moduli CRM (Sales, Marketing, After Market, Project).

Grazie alla BPM puoi disegnare ed implementare i processi aziendali in modo semplice. La BPM di vtenext è molto intuitiva, con funzioni avanzate per disegnare e colorare il flow-chart.

Infatti, il motore grafico BPM unito al tool per disegnare in autonomia nuovi moduli rendono vtenext un’applicazione dall’utilizzo illimitato.

Che funzionalità deve avere un Software BPM

Low Code

Possibilità di poter digitalizzare i processi velocemente senza l’utilizzo di codice

Personalizzazione

Possibilità di personalizzare l’interfaccia di ogni utente con utenti e permessi su misura

Notifiche

Invio di notifiche e di reminder agli utenti per giudarli nel processo

Integrazioni

Capacità di integrarsi con i principali applicativi in uso in azienda per attingere ai dati (es. CRM, ERP etc.)

Trasparenza

Opportunità di vedere il processo nel suo completo, individuando eventuali blocchi, e identificando gli step successivi

App Mobile

Le informazioni, i dati e i processi devono essere disponibili sempre, anche quando gli utenti si trovano in movimento

I vantaggi di adottare un Software BPM

L’integrazione fra tutti gli applicativi utilizzati permette di attingere a dati sempre aggiornati e favorisce lo scambio di informazioni all’interno dell’organizzazione, abbattendo i silos comunicativi.

Infine, l’automazione di task ripetitive e macchinose favorisce un risparmio di tempo e risorse che possono essere investite in attività a maggiore valore aggiunto, permettendo all’azienda di raggiungere facilmente gli obiettivi di business e di rispondere alle richieste dei clienti in modo efficiente ed efficace.

Esempi di Processi BPM in azienda

Una piattaforma che permette la digitalizzazione e l’automazione dei processi aziendali è estremamente flessibile e adattabile ad ogni tipologia di processo. Durante gli anni noi di vtenext abbiamo aiutato i nostri clienti, di qualsiasi settore e dimensione, a gestire al meglio i propri processi critici e non grazie al nostro software BPM. Di seguito alcuni esempi:

Assistenza Clienti e Helpdesk

  • Raccolta richieste/gestione ticket: gestione unica di richieste da diverse fonti (siti web, telefonate, email, portale clienti) con monitoraggio tempi di risposta e invio notifiche al cliente sullo stato di avanzamento del ticket
  • Assegnazione interventi: assegnazione interventi automatica con smistamento secondo competenze utente o prodotto/servizio di riferimento. Predisposizione a calendario della pianificazione dell’intervento, con comunicazione al cliente della data di risoluzione prevista
  • Rapportino intervento: registro interventi con emissione rapportini a persone fisiche, firma accettazione cliente e spedizione via email a lavoro concluso. Notifica all’area amministrativa per decurtazione spese o ore al cliente
  • Gestione garanzie: archivio clienti con piano gestione garanzie dei prodotti venduti, sistema di notificazione interna ed esterna preventiva. Controllo della validità delle garanzie e le possibili opzioni di assistenza. Preventivazione automatica per estensione garanzie con warning su ticket/interventi coperti o scoperti da quanto venduto
  • Collaudi e verbale di collaudo: registro consegne nuovi prodotti con pianificazione installazione e checklist collaudo. Rapportino di intervento al cliente, all’amministrazione e invio idoneità prodotto al fornitore
  • Gestione tracciata di reclami e resi coordinando tutte le aree coinvolte

Vendite e Lead Management

  • Gestione e assegnazione di ogni lead: mappatura fonti lead con relativa definizione, gestione tra team e tempi di risposta o di smistamento brevi. Creazione promemoria schedulati per il contatto del lead e la pianificazione del primo appuntamento, con archiviazione di potenziali non interessati e comunicazione a aree/uffici di competenza in caso di lead caldo.
  • Scheda profilazione cliente: a conversione lead avvenuta, il processo supporta l’utente alla corretta profilazione dell’anagrafica secondo criteri stabiliti (es. fonte lead, team di gestione, prodotto richiesto)
  • Determinazione premi: profilazione budget mensili per utente/area con monitoraggio tramite report di preventivato e fatturato rispetto al budget. Inserimento soglie premi con comunicazione raggiungimento.
  • Gestione trattative: schedulazione fissata di alert relativi alla trattativa, con eventi a calendario, email automatiche al cliente per promemoria validità preventivo e avviso al responsabile in caso di dilungazione dei tempi di gestione.

Marketing e GDPR

  • Email automatiche personlizzate in base a variabili come data di nascita
  • Creazione di funnel di email per ingaggiare potenziali clienti
  • Gestione automatizzata di campagne di telemarketing
  • Qualificazione dei contatti secondo la normativa GDPR

Risorse Umane

  • Gestione delle richieste HR come permessi, ferie, malattia o richiesta di lavoro da remoto
  • Organizzazione e riprogrammazione di turni lavorativi
  • Creazione e compilazione presenze con reminder
  • Organizzazione corsi di aggiornamento e tracciamento qualifiche di ogni collaboratore

Amministrazione

  • Verifica fatture fornitore: monitoraggio fatture passive con controllo ordini di acquisto emessi, richiesta autorizzazione ai referenti per prodotto/servizio
  • Rinnovo automatico contratti: clusterizzazione tipologie prodotto/servizio offerto con predisposizione rinnovi automatici di contratti in base alle tempistiche indicate nelle clausole. Gestione scadenze con promemoria interno e esterno al cliente. Archiviazione automatica nuova validità contratto, con incarico amministrativo per predisposizione ordine e fattura
  • Approvazione pagamenti/note di accredito: Cura delle comunicazioni interne aziendali tra area commerciale/dirigenza e area amministrativa con stato di emissione note di accredito o approvazione pagamenti. Tracciamento attività e predisposizione reminder di gestione

Sicurezza Aziendale

  • Classificazione dei rischi: mappatura checklist per verifiche e audit interne con predisposizione avvisi di non conformità con timing per la risoluzione alle figure incaricate
  • Prove evaquazione: calendarizzazione eventi con inviti agli utenti responsabili, stesura risultato prova con elenco punti critici da gestire per il miglioramento dell’attività
  • Sopralluogo annuale: semplificazione esecuzione audit interne con remind attività da svolgere, profilazione non conformità con assegnazione azioni correttive e inserimento scadenze


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