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In questo articolo parleremo di come fare eCommerce con magazzino. Alcuni degli aspetti fondamentali della gestione di un portale e-Commerce sono sicuramente la gestione del magazzino e l’organizzazione della logistica interna all’azienda; questi aspetti sono spesso molto sottovalutati in fase di progettazione e lancio di una nuova attività, oppure non presi nella giusta considerazione da chi già da tempo lavora online. Una corretta ed efficace gestione del magazzino per una società che si occupa di commercio elettronico tramite il proprio portale e-Commerce e/o tramite marketplace, oltre a comportare costi e competenze, può rappresentare un fattore vincente nei confronti dei concorrenti.

La gestione del magazzino, per un’impresa e-Commerce, è parte integrante del proprio “core business”, perché chi compra online vuole massima affidabilità, quindi, che il prodotto acquistato sia realmente disponibile in magazzino, arrivi senza intoppi e nel minor tempo possibile.

Una delle decisioni più importanti che dobbiamo prendere in merito al nostro negozio virtuale riguarda la modalità di gestione del magazzino e, quindi, come fare e-Commerce con magazzino. Prima di tutto dobbiamo capire se per la nostra attività è più conveniente una gestione diretta delle scorte oppure indiretta, cosiddetto dropshipping, ovvero se sia il caso di possedere o meno un magazzino fisico, ovviamente tra questi due estremi sono sempre possibili soluzioni intermedie.

Fare eCommerce con magazzino

Scegliere la gestione e-commerce con la gestione del magazzino comporta un investimento notevole in termini di tempo e denaro, perché è necessario acquistare o prendere in affitto un immobile e far fronte alle spese legate alle utenze fisse. Inoltre, è necessario avere a disposizione un certo numero di pezzi per ogni referenza da vendere, investendo sulla merce in giacenza prima ancora che la si possa vendere.

A tal proposito precisiamo che sono necessari studi ed analisi approfondite prima di immobilizzare somme importanti in giacenze di magazzino, errori in queste valutazioni possono seriamente mettere a rischio la sopravvivenza stessa dell’attività e l’eCommerce con magazzino.

Un suggerimento a questo proposito è quello di valutare la richiesta dei prodotti in rete ed in generale i trend di mercato, onde evitare di trovarsi alte giacenze di prodotti inutili e giacenze zero o nulle di prodotti richiesti. Sicuramente da questo punto di vista hanno una vita relativamente più semplice i negozi eCommerce con uno storico di vendita di alcuni anni, rispetto a negozi eCommerce in fase di lancio e/o creazione.  Ma fortunatamente o sfortunatamente, trend e prodotti in quasi tutte le categorie merceologiche sono in continua evoluzione e questo fa sì che l’errore di valutazione sia sempre e comunque dietro l’angolo.

Stoccaggio della merce

Acquistati i prodotti da tenere in giacenza, la problematica successiva da affrontare è quella di procedere allo stoccaggio in modo da organizzare al meglio i prodotti a seconda dello spazio a disposizione e, soprattutto, in modo che sia facile e veloce movimentare la merce in base agli ordini cliente ricevuti.

Fare eCommerce con magazzino comporta uno spazio di informazioni da tenere sotto controllo, affinché sia possibile gestirle al meglio e conoscere in ogni momento la quantità di prodotti presenti sugli scaffali, il loro ingresso, la loro uscita, eventuali resi ecc. E’ necessario, per cui, dotarsi di un software gestionale.

Nello scegliere un software gestionale affidiamoci a persone esperte che conoscano le necessità classiche della logistica di un’eCommerce, ma allo stesso tempo che conoscano le necessità operative e contabili di un’impresa, procuriamoci un buon sistema che faciliti il lavoro sopra descritto, invece di complicarlo.

Requisiti di un software gestionale

Volendo sintetizzare i principali elementi del fare eCommerce con magazzino, che costituiscano i nostri criteri di scelta, verifichiamo che il software gestionale risponda a questi requisiti:

  1. Il modulo del magazzino deve consentirci di gestire l’intero processo logistico, con tutte le sue transazioni: ingresso nuova merce, gestione ordini ed impegno merce, aggiornamento giacenze, storno di ordini per effetto di resi.
  2. Il modulo della contabilità deve consentirci di gestire l’intero processo contabile: ciclo passivo di fatturazione per acquisti, gestione ordini in ingresso e da stornare, conseguente ciclo attivo della fatturazione,  scritture contabili.
  3. Il gestionale deve essere dotato di un modulo di input/output di informazioni, interfacce, web services o porte di comunicazione predisposte per lo scambio dati con altri sistemi software (si veda par. successivo sulle integrazioni)

Infine, il software gestionale deve essere aggiornato e aggiornabile rispetto alle più recenti normative vigenti e deve permetterci di effettuare confronti tra i dati registrati,ad esempio tra i fatturati di alcuni mesi, trimestri o anni selezionati permettendo così analisi e confronti di periodo, infine deve permetterci l’export di dati in formato excel o affini.

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