No Problem Flights gestisce centinaia di richieste di rimborso volo ogni mese. Con un processo manuale, ogni segnalazione comportava raccolta dati frammentata, allegati via email e trasferimenti a mano verso il sistema operativo. SocialWeb Solutions ha eliminato tutti questi passaggi con un wizard digitale rimborso voli integrato via web service direttamente nel sistema di gestione pratiche. Il risultato: ogni pratica arriva già completa, già validata, già assegnata. Zero intervento manuale tra acquisizione e lavorazione.
No Problem Flights difende i diritti dei passeggeri aerei — voli cancellati, ritardi oltre le 3 ore, overbooking — gestendo l’intero iter verso le compagnie aeree per conto del cliente. Con un volume di richieste in costante crescita, il team aveva bisogno di un sistema capace di trasformare ogni segnalazione in una pratica strutturata senza interventi manuali.
SocialWeb Solutions ha progettato una soluzione a due livelli: un wizard digitale sul sito che guida il passeggero passo dopo passo, e un’integrazione web service che trasferisce ogni dato direttamente nel sistema operativo nel momento stesso dell’invio. Zero trasferimenti manuali. Zero perdita di informazioni.
Chi è No Problem Flights
No Problem Flights è un servizio dedicato alla tutela dei diritti dei passeggeri aerei. Raccoglie le segnalazioni dei clienti e gestisce l’intero iter verso le compagnie aeree — dal primo contatto alla liquidazione del rimborso — senza che il passeggero debba occuparsi di burocrazia, modulistica o scadenze.
Il servizio opera su scala nazionale. Ogni mese il team elabora centinaia di richieste provenienti dal sito web e da altri canali digitali. La normativa di riferimento è il Regolamento EU 261/2004, che fissa i diritti dei passeggeri e gli importi di compensazione per i disagi aerei. In questo contesto, la velocità e la precisione nella raccolta delle informazioni determinano direttamente i tempi di chiusura di ogni pratica.
Il problema: un processo manuale che non reggeva la crescita
Prima dell’intervento di SocialWeb Solutions, il flusso di lavoro di NPF dipendeva da passaggi manuali che consumavano tempo e generavano errori. Le segnalazioni arrivavano via form generico, spesso incomplete. I documenti — carte d’imbarco, comunicazioni di cancellazione — viaggiavano in email separate, scollegati dalla pratica. Un operatore doveva raccogliere tutto, verificare la completezza, correggere i dati errati e infine inserire manualmente ogni informazione nel sistema operativo.
Il confronto tra il vecchio processo e quello attuale rende evidente la portata del cambiamento.
| Fase del processo |
Prima: gestione manuale |
Dopo: wizard + web service |
| Raccolta dati |
Form generico, spesso incompleto |
Wizard step-by-step con validazione in tempo reale |
| Documenti allegati |
Via email separata, non collegata alla pratica |
Caricati nel wizard, associati automaticamente |
| Verifica ammissibilità |
Controllo manuale dell’operatore |
Calcolo automatico in base a EU 261/2004 |
| Trasferimento al sistema |
Inserimento manuale da operatore |
Web service in tempo reale all’invio |
| Assegnazione pratica |
Coordinamento manuale tra operatori |
Workflow automatico per tipologia di caso |
| Notifica al passeggero |
Email manuale con tempi variabili |
Conferma automatica immediata |
| Gestione scadenze |
Promemoria manuali o dimenticati |
Scadenze create automaticamente nel sistema |
| Visibilità sul backlog |
Report aggregati su fogli sparsi |
Dashboard live aggiornata in tempo reale |
Il wizard digitale: l’innovazione che parte dall’esperienza utente
La prima scelta progettuale di SocialWeb Solutions è stata introdurre un wizard digitale rimborso voli come punto di ingresso unico per tutte le richieste. Non un semplice form da compilare in una pagina, ma un flusso guidato che porta il passeggero attraverso la raccolta di ogni informazione necessaria, un blocco alla volta.
Il wizard rimborso voli è stato progettato per guidare il passeggero con domande chiare e contestuali — tipologia di disagio, numero di volo, data, tratta — validare i dati in tempo reale prima del passaggio allo step successivo, raccogliere i documenti allegati direttamente nel flusso e calcolare automaticamente l’ammissibilità della richiesta in base alla normativa EU 261/2004. Il passeggero vede infine un riepilogo verificabile prima dell’invio definitivo.
Il risultato è una segnalazione che arriva al sistema già completa, già verificata, già pronta per essere lavorata. NPF non riceve più moduli parziali da completare via telefono o dati da correggere manualmente.
Perché il wizard è una scelta progettuale strategica
Un form tradizionale raccoglie dati. Un wizard digitale struttura il processo. La differenza non è estetica: è operativa. Quando il flusso guida l’utente e valida ogni campo prima di procedere, il dato che arriva al backend è pulito, completo, coerente. Non ci sono campi vuoti da inseguire, allegati mancanti da richiedere, informazioni ambigue da interpretare.
Per un servizio come NPF, dove la qualità del dato determina la velocità di chiusura della pratica, questa scelta ha avuto un impatto diretto sulla produttività del team. Ogni minuto risparmiato nella fase di acquisizione si moltiplica su centinaia di pratiche al mese.
Hai un processo di raccolta richieste ancora basato su form e email?
SocialWeb Solutions progetta wizard digitali e sistemi di automazione pratiche su misura per aziende che gestiscono richieste, reclami o segnalazioni in volume. Richiedi una consulenza →
L’integrazione: dal wizard al sistema operativo in tempo reale
Quando il passeggero invia la segnalazione attraverso il wizard, il sistema non manda una email, non scrive su un foglio Excel, non avvisa un operatore in attesa. Parla direttamente al software di gestione pratiche tramite un’integrazione web service progettata da SocialWeb Solutions. La pratica nasce nel sistema operativo nel momento stesso in cui il passeggero clicca “invia”. Non c’è latenza. Non c’è rischio di errore umano nel trasferimento.
Il flusso automatizzato post-acquisizione
Una volta che la pratica è nel sistema operativo, i workflow automatici entrano immediatamente in azione. La pratica viene assegnata all’operatore corretto in base alla tipologia di caso. Il passeggero riceve automaticamente una notifica di conferma con riepilogo della segnalazione. Le scadenze operative legate ai tempi di risposta della compagnia aerea vengono create in automatico. Lo stato avanza ad ogni azione registrata nel sistema e, pertanto, si attiva un’escalation automatica se la pratica supera soglie temporali senza avanzamento.
Il team riceve ogni mattina una coda di lavoro ordinata e prioritizzata, senza dover cercare cosa fare. Il sistema sa già cosa va fatto, in quale ordine e a chi assegnarlo.
La gestione documentale integrata
Uno dei problemi ricorrenti nei processi manuali è la dispersione dei documenti. Prima dell’integrazione, le carte d’imbarco e le comunicazioni di cancellazione viaggiavano via email, spesso scollegati dalla pratica di riferimento. Nell’architettura progettata da SocialWeb Solutions, ogni documento caricato nel wizard viene invece associato automaticamente alla pratica nel sistema. Non esistono allegati sparsi nelle caselle di posta. Non esistono richieste duplicate perché un documento non si trovava. Il fascicolo digitale di ogni pratica è completo dal momento zero.
SocialWeb Solutions — integrazioni web service su misura
Progettiamo architetture di integrazione sito web CRM per aziende che vogliono eliminare il passaggio manuale tra acquisizione e gestione. Certificati ISO 9001 e ISO 27001, software house barese dal 2017. Parliamone →
